Archive Container

Ein Archive Container ist ein Datenbehälter, der vergleichbar mit einem ZIP-Archiv, sehr viele einzelne Dateien (= E-Mails) beinhaltet.
Bei der Reddoxx Appliance stellt sich der Archive Container jedoch nicht als eine einzelne Datei, sondern als ein Verzeichnis auf Ihrem externen Speicher zur Verfügung gestellten Datenspeicherbereich dar.

Die Dateien eines aktiven (eingehängten) Containers sind permanent geöffnet und entsprechen somit dem Verhalten einer Datenbank.
Dies erfordert eine absolut zuverlässige Bereitstellung des externen Datenträgers.
Stellen Sie sicher, dass die Netzwerkverbindung stabil und fehlerfrei läuft und dass die Storages hochverfügbar sind.
Empfehlenswert ist ein unabhängiges NAS-Devices, zumindest für den Default Container, einzusetzen.

  • Einfache Verwaltung im Dateimanager (Kopieren, Löschen, Verschieben)
  • bis zu 32 Archiv-Container im parallelen Zugriff
  • Offline Verfügbarkeit der Container (Zugriff auch ohne Appliance)
  • Sicherung der Container vor vorzeitiger Datenlöschung (Retention Control)
  • Langzeitarchive auf Offline-Medien
  • Zugriffsschutz mit einer Passphrase (Kennwort)
  • Ein Container kann beliebig groß werden. Er wird lediglich durch das Storage-Device begrenzt.

Bei der Einführung des MailDepots 2.0 stellt sich die Frage, wie die Daten und die Container organisiert werden sollen.
Hier ein paar Tipps, worauf Sie achten sollten:

  • Häufiges Umkopieren oder Verschieben von E-Mails in andere Container kann die Performance der Appliance und des Datenspeichers beeinträchtigen
  • Duplikate werden nicht mehr erkannt, wenn die Original-E-Mail nicht mehr im Default Container ist
  • Je mehr Container parallel im Zugriff sind (eingehängt), desto langsamer wird die Suche
  • Pro Container wird eine eigene Task benötigt, falls E-Mails für eine Weiterverarbeitung selektieren werden sollen
  • Vielleicht möchten Sie mit der Zeit jahresweise auslagern. Überlegen Sie, ob Sie dabei auch mehrere Jahre zusammenfassen können (z.B: 2000-2009).
  • Container, die für bestimmte Zwecke zum Offline-Betrachten in Kopie erstellt wurden (z.B. für eine Revision), sollten nicht unnötigerweise eingehängt sein.
  • Der Default Container benötigt ein absolut hochverfügbares Storage (z.B. NAS-Device)
  • Der Default Container muss zum Schreiben geöffnet sein.
  • Versehen Sie Container, die nicht mehr verändert werden sollen, mit einem Schreibschutz.
  • Container sollten nach der Vorgabe: "So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich" erstellt werden

In der Ansicht der Archivcontainer Liste können folgende Funktionen genutzt werden:

  • Erstellen von neuen Containern auf einem der erstellten Storages
    Während der Erstellung von Containern kann dieser optional durch Passwort geschützt werden (dies kann man nachträglich nicht wieder ändern!)
    Die maximale Chunk Größe (als Default 4096 MB) legt die Größe der erstellten Container Files fest
    Die minimal Speicherungszeit (Retention Time) bestimmt, wie lange ein Dokument im Container vor dem Löschen oder Verschieben geschützt werden soll
  • Schliessen von Containern (insbesondere Notwendig, falls am Storage Wartungsarbeiten durchgeführt werden sollen)
  • Öffnen von Containern
  • Entfernen von Containern (dabei wird der Container nur aus der Liste entfernt, physisch ist er auf dem Storage weiterhin verfügbar)
  • Container als Standard setzen (damit werden Mails aus dem Archiv Spooler in diesen Container archiviert)
  • Hinzufügen von Containern (die sich auf dem Storage befinden und momentan in der Liste nicht eingebunden sind)
  • Bearbeiten von Containern

Folgende Konfigurationsmöglichkeiten bestehen bei der Bearbeitung der Container Eigenschaften:

  • Übernahmeintervall
    Der Standardwert ist 10. Bei jeder 10.ten E-Mail, die in den Container fließt, werden die Daten auf den Datenspeicher geschrieben.
    Dies entspricht einem Caching-System vergleichbar mit Festplattencontrollern und führt zu deutlichen Performancesteigerungen.
    Fällt der Datenspeicher unvorhergesehener weise einmal aus (z.B. Stromausfall), könnte dies zum Verlust der maximal 9 letzten E-Mails im Container führen.
    Wenn Sie sicher gehen wollen, stellen Sie zumindest beim Default Container den Wert 1 ein.
  • Beim Dienst Start einbinden
    Hängt nach einen Appliance Neustart den Container automatisch wieder ein.
    Dies setzt voraus, dass auch der Datenträger, auf dem dieser Container liegt, automatisch eingehängt wird.
  • Suche aktivieren
    Der Container wird bei einer Suchanfrage mit durchsucht.
    Je mehr Container durchsucht werden sollen, umso langsamer wird die Suche.
    Achten Sie darauf, keine Datenkopien unnötigerweise in die Suche einzubinden.
  • Nur lesen
    Schalten Sie den Schreibschutz ein, wenn Sie einen Container vor versehentlicher Veränderung schützen möchten.
    Nichtbeschreibbare Medien, wie z.B. DVDs sollten diese Option ebenfalls gesetzt haben. Die Option wird sofort wirksam.
  • Mail Text nicht indizieren
    Aktivieren Sie diese Option, wenn der Textbereich der E-Mail nicht für die Suche indiziert werden soll.
    Die Änderung der Option wirkt sich nur auf neu eingehende E-Mails aus.
  • Anhänge nicht indizieren
    Aktivieren Sie diese Option, wenn der Anhang der E-Mail nicht für die Suche indiziert werden soll.
    Die Änderung der Option wirkt sich nur auf neu eingehende E-Mails aus.
  • Schliessen Sie die Änderungen über "Speichern" ab

Diese Option steht in der Admin Oberfläche nicht zur Verfügung, folgende Schritte erläutern die Vorgehensweise:

  1. Hängen Sie den Container aus.
  2. Entfernen Sie den Container aus dem Inventar.
  3. Verbinden Sie sich mit einem Dateibrowser auf \\Appliance-IP\
  4. SMB/CIFS Zugangsdaten: werden über die SMB/CIFS Konfiguration im Webinterface => Konfiguration => Network => SMB/CIFS definiert.
  5. Verschieben Sie den Container auf Dateiebene
  6. Fügen Sie den Container in das Inventar ein. Wählen Sie den neuen Ziel-Datenträger aus
  7. Hängen Sie den Container wieder ein und stellen Sie die Container-Eigenschaften ein