Archive Policies

Mit den Archiv Richtlinien kann man bestimmen, welche E-Mails archiviert - und welche nicht archiviert werden.
Aus verschiedenen Gründen kann es gewünscht sein, dass bestimmte E-Mails nicht archiviert werden sollen.
Ist das Archiv generell aktiviert, werden standardmäßig alle E-Mails archiviert.
Mit einer Richtlinie können Sie verhindern, dass E-Mails, die mit einem definierten Muster der Betreffzeile, des Absenders oder des Empfängers übereinstimmen, archiviert werden.

  • Richtlinien können hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden
  • Per Rechtsklick auf eine erstellte Richtlinie ist die Priorität anpassbar
  • Ein kurzfristiges deaktivieren der Richtlinie ist in den Einstellungen der entsprechenden Richtlinie möglich
  • Richtlinien werden der Reihenfolge nach von oben nach unten abgearbeitet
  • Wenn die Bedingungen einer Richtlinie auf eine bestimmte E-Mail zutreffen, endet die Abarbeitung der Richtlinien an diese Stelle
  • Bedingungen innerhalb einer Richtlinie (Betreff, Absender, Empfänger, Größe) sind mit UND verknüpft, Nur wenn alle Bedingungen zutreffen, wird die definierte Aktion ausgeführt

Folgende Schritte sind für die Erstellung einer Richtlinie notwendig:

  1. Wählen Sie "Hinzufügen" um eine neue Richtlinie zu erstellen
  2. Vergeben Sie Name, Kommentar und Aktion (archivieren, nicht archivieren)
  3. Falls gewünscht, setzen Sie die Richtlinie auf "Deaktiviert", dann wird die Richtlinie nur angelegt, aber nicht beachtet
  4. Konfigurieren Sie die Suchmuster, die auf die Richtlinie zutreffen sollen, die Unterschiedlichen Suchmuster (Betreff, Absender, Empfänger, Größe) sind dabei UND verknüpft!
  5. Speichern Sie die Richtlinie
  6. Ändern Sie falls gewünscht, die Reihenfolge der Richtlinie durch einen Rechtsklick auf die erstellte Richtlinie und die Auswahl der Priorisierung

Die Einstellungen der verschiedenen Muster sind wie folgt:

  • Betreff Muster:
    Betreffmuster können einen Stern ( * ) als Wildcard enthalten
    wenn die Groß und Kleinschreibung berücksichtigt werden soll, kann dies aktiviert werden
  • Absender Muster:
    Für Absender ist ein Stern ( * ) sowohl als Wildcard für die Mailboxadresse als auch den Domainnamen zulässig
  • Empfänger Muster:
    Beispiel: *@meinefirma.*. Dies trifft auf alle Empfänger zu, die im Domänennamen “meinefirma” beinhaltet, egal welcher TLD (top level domain) sie angehört
    Die Option "Jeder Empfänger muss adressiert sein" bestimmt, dass die Policy nur angewendet wird, wenn eine E-Mail an alle Empfänger dieser Liste adressiert wurde
    Die Option "Lokale Empfängeradressen vergleichen" lässt die Richtlinie nur dann anwenden, wenn der Empfänger der Appliance bekannt ist (über Empfängerprüfung Local oder LDAP)
  • Größe der Nachricht:
    Geben Sie die gewünschte Größe ein und wählen Sie die dafür entsprechende Aktion aus
    Wählen Sie zwischen Anwenden, wenn die Nachricht größer ist als der Wert oder Anwenden, wenn die Nachricht kleiner ist als der Wert

Es existieren 2 Standard Richtlinien mit Sender und Empfängermuster der Appliance Engine Adresse.
Diese Policies können nicht editiert werden und verhindern, dass System interne Mails archiviert werden.
Zusätzlich werden diese Richtlinien mit Sender und Empfängermustern ergänzt, falls für lokale Internetdomänen und/oder E-Mail Aliase die Archivierung deaktiviert wird.