Archive Tasks

Archive Tasks sind planbare und regelmäßige Aufgaben, die eine Aktion (Task Typ, beispielsweise Kategorisieren) auf archivierte E-Mails auslösen.
Der Funktionsumfang überschneidet sich teilsweise mit den Kategorie Richtlinien, jedoch ist die Task insgesamt mächtiger.
Die nachfolgende Tabelle zeigt die möglichen Aktionen und wesentlichen Unterschiede zwischen Archive Tasks und Archiv Kategorie Richtlinien:

Task Kategorien-Richtlinien
Basiert auf Container Basiert auf Kategorien
Frei definierbarer Scheduler Startet alle 24 Stunden
Aktionen: Verschieben, Kopieren, Löschen, Exportieren und Kategorisieren Aktionen: Verschieben, Kopieren, Löschen, Exportieren
Baut auf einer Suche auf Baut auf bereits kategorisierten E-Mails auf

Die Archive Taskliste gibt Ihnen einen guten Überblick über Ihre einzelnen Tasks.
Wichtig dabei ist der Status, der anzeigt, ob eine Task fehlerfrei gelaufen ist.
Fällt beispielsweise der externe Datenträger aus, so kann die Task verständlicherweise keine Daten mehr lesen oder schreiben.
Sie können aber nach dem Wiederherstellen der Datenspeicher die Task manuell starten und den zuletzt erfolglosen Lauf wiederholen.

Achten Sie darauf, dass Sie keine Container oder ganze Datenträger aushängen, während noch Tasks aktiv sind oder starten könnten.
Tasks können z.B. einfach über das Kontextmenü kurzzeitig deaktiviert werden.
 
Ist eine Task bereits gelaufen, so merkt sie sich, welche E-Mails beim letzten Lauf durchsucht wurden.
Beim nächsten Lauf werden nur noch die neu dazu gekommenen E-Mails berücksichtigt.
Das gilt auch dann, wenn Sie die Suchanfrage mittlerweile geändert haben!

In der Taskliste gibt es 3 System-Tasks, die systemweite Aufgaben Ihrer Appliance übernehmen.
Sie können diese Tasks weder ändern noch löschen, aber Sie können sie sofort, also vor ihrem eigentlichen Startzeitpunkt, manuell starten.

  • Policies Scheduler
    Der Policy Scheduler startet die Archive Category Policies alle 24 Stunden.
    Wenn Sie eine Archive Category Policy sofort ausführen möchten, müssen Sie diese System-Task starten (Rechtsklick – Start).
    Beachten Sie dabei aber, dass dann auch alle anderen Category Policies ausgeführt werden!
  • Vote Control
    Diese Systemtask prüft alle 24 Stunden, ob das Zeitlimit für Kategorisierungsvorschläge abgelaufen ist.
    Falls ja, werden die in den Archive Kategorie Abstimmungs Richtlinien definierten Prozesse ausgeführt.
  • Optimizer Task
    Überall wo Daten verändert werden können, ist von Zeit zu Zeit eine Reorganisation der Datenbasis erforderlich, so auch bei einem Archive Container.
    Die Reorganisation des Indexes erfolgt alle 24 Stunden automatisch.
    Für den Fall, dass erhebliche Datenveränderungen vorgenommen wurden (Move/Copy) und die Performance des Containers spürbar nachlässt, (z.B. bei der Suche), können Sie auch sofort eine Optimierung starten.
    Mit dieser Systemtask werden alle Container optimiert.

Folgende Funktionen stehen in der Taskliste zur Verfügung:

  • Hinzufügen: Fügt eine neue Task hinzu
  • Bearbeiten: Bearbeitet eine Task und deren Einstellungen, der Task Typ kann jedoch nachträglich nicht geändert werden
  • Kopieren: Erstellt eine Kopie mit den Inhalten der Vorlage
  • Löschen: Löscht eine Task
  • Start: Startet die Abarbeitung einer Task
  • Stop: Beendet die Abarbeitung einer Task
  • Aktivieren: Aktiviert eine Task
  • Deaktivieren: Deaktiviert eine Task
  • Aktualisieren: Aktualisiert die Anzeige

Folgende Schritte sind zur Erstellung einer Task notwendig:

  1. Wählen Sie Hinzufügen um eine neue Task zu erstellen.
  2. Vergeben Sie einen Namen für die Task.
  3. Wählen Sie den Task Typ (Verschieben, Kategorisieren, Löschen, Kopieren, Exportieren).
    Mails können aus einem Container nur gelöscht werden, wenn die Aufbewahrungszeit im Container überschritten ist.
  4. Wählen Sie Quelle und Ziel entsprechend dem Typ.
    Bei einer Kategorisierungs Task kann die Mail auch nur als Vorschlag der Kategorie hinzugefügt werden.
  5. Legen Sie fest, ob die Task auch bei einem auftretenden Fehler dennoch weiter durchgeführt werden soll.
  6. Wechseln Sie auf den Reiter Abfrage und erstellen ein gewünschtes Filter Muster ("Abfrage bearbeiten").
    Eine Suche kann über "NICHT" negiert werden.
    Weitere Suchkriterien können über hinzufügen ergänzt werden.
    Suchkriterien stehen in UND-Beziehung zueinander (und müssen somit alle zutreffen).
    Die Suchabfrage kann über den Button "Abfrage testen" geprüft werden.
    Im Expertenmodus kann die Suche feiner angepasst werden (z.b. Suchkriterien Verknüpfung von UND in OR Beziehungen ändern).
    Schliessen Sie die Konfiguration der Suchparameter mit "OK" ab.
  7. Wechseln Sie in den Reiter Zeitplaner und wählen ob die Task Sofort, oder zu einer bestimmten Zeit ausgeführt werden soll und ob die Task in einem regelmäßigen Intervall oder nur einmalig durchgeführt werden soll.
  8. Speichern Sie die vorgenommenen Einstellungen der neuen Task.

Hinweis zu Export Tasks:
Bei einem Export Task werden E-mails im .EML Format exportiert und eine zugehörige .XML Datei mit den Headerinformationen im ausgewählten Speicherpfad angelegt.

Die Liste kann durch Klicken auf den Spaltennamen sortiert werden.
Folgende Spalteninformationen sind dabei verfügbar:

  • Taskname: Der Name der Task, der in der Liste angezeigt wird. Der Name kann verändert werden.
  • Typ: Art der Task, z.b. Kategorisieren, Verschieben, Kopieren, Löschen oder exportieren
  • Quelle: Quelle der Task (Container)
  • Ziel: Ziel der Aktion (Container / Kategorie)
  • Status: Der aktuelle Status dieser Task (Idle, Disabled, Running)
  • Letzte Zeitdauer:
    Dauer der letzten Ausführung. Dieser Wert ist hilfreich für die Optimierung der System-Performance.
    Vermeiden Sie Tasks mit langer Ausführungsdauer, die in zu kurzen Abständen wiederholt werden.
  • Letzter Status: Succeeded (Erfolgreich), Error (Es gab einen Fehler, dieser wird in der Spalte letzter Fehler angezeigt)
  • Fortschritt: n/a falls keiner Verfügbar ist, oder Prozentangabe, wenn Task gerade läuft
  • Letzter Fehler: Fehlerangabe falls letzter Status einen Fehler gebracht hat
  • Durchführungs Zahl: Zeigt an, wie oft dieser Task bereits gelaufen ist.
  • Frequenz: Die Häufigkeit, wann die Task wieder zu starten ist.
  • Letzter Start: Zeitpunkt des letzten Starts der Task.
  • Letzter Erfolg: Zuletzt erfolgreiches Beenden der Task.
  • Nächste Durchführung: Der nächste Ausführungszeitpunkt dieser Task.