MailDepot Connectors

  • Die Maildepot-Konnektoren dienen dazu, E-Mails zu archivieren, ohne dass diese weiter im Mailfluss verarbeitet werden
  • Die E-Mail landet ausschließlich in dem dafür vorgesehenen Maildepot-Container, danach erfolgt keine Postfach-Zustellung mehr
  • Sinnvollerweise handelt es sich dabei in der Regel um Kopien von E-Mails
  • Mit den Maildepot-Konnektoren lässt sich somit die unternehmensinterne E-Mailarchivierung umsetzen
  • Je nach eingesetzter Mail-Infrastruktur eignet sich der Einsatz des geeigneten Konnektors
  • Zur Auswahl stehen SMTP, POP3 und Verzeichnisse als Dateischnittstelle
  • Die Konnektoren sind für Massenimport / Nacharchivierung nicht geeignet, dafür bietet sich der MailDepot Importer an
  • Der POP3 Konnektor besitzt entgegen dem SMTP Konnektor eine Verzögerung, da hier nur in Intervallen gepollt wird

Mit dem SMTP-Konnektor können E-Mails über das standardisierte SMTP-Protokoll in das Archiv zugestellt werden.
Verschiedene Mailserver (z.B. Postfix unter Linux) können beim Eingang einer E-Mail automatisch eine Kopie erzeugen und diese via SMTP zu einem anderem Mailserver weiterleiten. Hierbei ist dann der SMTP-Konnektor als Mailserver anzugeben.

Folgende Schritte sind für die Konfiguration des SMTP Konnektors notwendig:

  1. Dienst aktivieren auswählen
  2. SMTP Server und Spooler Schalter betätigen (auf Grün)
  3. Einstellungen auswählen
  4. Servername setzen (Frei wählbarer, damit meldet sich der SMTP Konnektor gegenüber dem zustellenden Server)
  5. Port wählen unter dem der SMTP Konnektor erreichbar ist (falls hier Port 25 gewählt werden soll, muss ein IP Alias gesetzt werden)
  6. Aktivieren Sie TLS falls gewünscht und wählen das zu verwendende Zertifikat (dies muss im Vorfeld im Admin Webinterface -> Konfiguration -> SSL Zertifikate angelegt werden)
  7. Sitzungs und Timeout Limits setzen
  8. IP Einschränkungen vergeben, um Verbindungsaufbau zu reglementieren (im Ipv4 Format, Eine IP je Zeile)
  9. SMTP Verbindungsparameter eingeben, falls eine Authentifizierung verwendet werden soll
  10. ACL Konfiguration vornehmen (hier sind SMTP-Envelope, Mail Header und statische Adressen möglich)
  11. Nachrichtenkennzeichen in der Erweiterten Konfiguration setzen,um jeder E-Mail ein Kennzeichen mitgegeben, das später über die Erweiterte Suche im Experten-Modus abgefragt werden kann.
  12. Speichern Sie die Einstellungen über den Button "Speichern".

Die ACL Möglichkeiten von Schritt 9 im Überblick:

  • Nur SMTP Envelope
    Für die Zuordnung der E-Mail zum jeweiligen Benutzer wird die Empfängeradresse aus dem Übertragungsprotokoll genommen.
    Diese Methode ist nicht geeignet für eine journalbasierende E-Mailarchivierung, sondern vielmehr für zustellende Mailsysteme (auch speziell angefertige Scripte), die die Empfängeradressen einzeln im SMTP-Dialog mittels „RCPT TO:“ angeben.
  • Nur Mail Header
    Für die Zuordnung der E-Mail zum jeweiligen Benutzer wird die Empfängeradresse aus dem Header (Kopfzeilen) der E-Mail genommen (To:)
  • SMTP Envelope und Mail Header
    Für die Zuordnung der E-Mail zum jeweiligen Benutzer wird sowohl die Empfängeradresse aus dem Übertragungsprotokoll als auch aus dem Header genommen.
    Im Archiv werden also diejenigen E-Mails angezeigt, die eine der beiden Adressen beinhaltet, für die der Benutzer zuständig ist.
  • Zusätzliche Statische Adressen
    Zusätzliche statische E-Mail-Adressen, die Zugriff auf diese E-Mails erhalten, die über den SMTP-Konnektor archiviert wurden. Platzhalter oder gruppenbildende Zeichen (Regular Expressions) wie „*“ sind nicht erlaubt. Benutzen Sie ausschließlich eindeutige Adressen.

Im POP3-Konnektor können Postfächer konfiguriert werden, die regelmäßig via dem POP3-Protokoll ausgelesen werden.
Im Postfach vorhandene E-Mails werden dabei in den Spooler des Konnektors übertragen und anschließend gelöscht.
Die abgeholten E-Mails werden danach zum zentralen Archivspooler übertragen, dort werden sie in den Standard-Container archiviert.

Folgende Schritte sind für die Konfiguration des POP3 Konnektors notwendig:

  1. Dienst aktivieren auswählen
  2. Scheduler und Spooler Schalter betätigen (auf Grün)
  3. Konto hinzufügen auswählen
  4. Verbindungsparameter zum POP3 Server angeben (Hostname,Port,Verbindungssicherheit, Username,Passwort,Abhol Intervall)
  5. Statische ACL konfigurieren (zusätzliche E-Mail Adressen, die Zugriff auf diese E-Mails erhalten sollen, nur Reguläre Adressen, keine Wildcards)
  6. unter Erweitert Timeout und optional Custom message type setzen (Nachrichtenkennzeichen, damit später in der Erweiterten Suche im Experten Modus nach diesem Kennzeichen gesucht werden kann)
  7. Mit "Speichern" die Einstellungen übernehmen

Mit der Verzeichnisüberwachung (Directory Watcher) können die E-Mails, die als Datei im angegebenen Verzeichnis abgelegt wurden, abgeholt und direkt im zentralen Archivspooler abgespeichert werden.
Die E-Maildatei wird anschließend im überwachten Verzeichnis gelöscht.

Folgende Schritte sind für die Konfiguration der Verzeichnisüberwachung notwendig:

  1. Dienst aktivieren auswählen
  2. Scheduler Schalter betätigen (falls noch nicht auf Grün)
  3. Pfad hinzufügen auswählen
  4. Zu überwachenden Pfad angeben und auswählen, ob Unterordner ebenfalls durchsucht werden sollen
  5. Suchparameter setzen (z.b. *.eml)
  6. Intervall für die Prüfung des Verzeichnisses definieren
  7. Statische ACL konfigurieren (zusätzliche E-Mail Adressen, die Zugriff auf diese E-Mails erhalten sollen, nur Reguläre Adressen, keine Wildcards)
  8. Nachrichtenkennzeichen setzen (optional, damit später in der Erweiterten Suche im Experten Modus nach diesem Kennzeichen gesucht werden kann)
  9. Mit "Speichern" die Einstellungen übernehmen

Sie können weitere Zugriffsberechtigungen über eine ACL-Datei erteilen, sowohl auf Verzeichnisebene, als auch auf E-Mail-Dateibasis.

Verzeichnisweise

  • Erstellen Sie in dem gewünschten Unterverzeichnis eine Textdatei namens rdxmaildepot.rdxacl
  • Tragen Sie die gewünschten E-Mailadressen, für die die zusätzliche Berechtigung erteilt werden soll, Zeile für Zeile ein.
  • Die Adressen müssen eindeutig sein, Platzhalter etc. sind nicht erlaubt und werden nicht berücksichtigt.
  • Beispiel:
    thomas@reddoxx.com
    administrator@reddoxx.com

Dateiweise

  • Erstellen Sie im gleichen Verzeichnis, in der die E-Maildatei liegt, eine Datei mit gleichem Namen, aber mit der Dateiendung .rdxacl
  • Beispiel:
    xyz.eml
    xyz.rdxacl